Vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van effectieve communicatie op de werkvloer. In de door technologie gedreven wereld van vandaag is het gebruik van telefoons tijdens vergaderingen echter een gangbare praktijk geworden. Hoewel smartphones een handig hulpmiddel kunnen zijn voor productiviteit, kunnen ze ook leiden tot afleiding en verminderde effectiviteit in communicatie en focus tijdens vergaderingen. In deze tekst gaan we in op wetenschappelijke onderzoeken die de negatieve impact van telefoongebruik tijdens vergaderingen aantonen.
Een van de belangrijkste afleidingen die wordt veroorzaakt door telefoongebruik tijdens vergaderingen, is de onderbreking van de gespreksstroom. Uit een onderzoek van de University of Southern Maine bleek dat alleen al de aanwezigheid van een telefoon tijdens een gesprek de kwaliteit en diepgang van de communicatie kan verminderen. Wanneer een persoon een melding ontvangt, of het nu een sms of een e-mail is, kunnen ze in de verleiding komen om hun telefoon te controleren, wat kan leiden tot een pauze in het gesprek. Deze pauze kan ertoe leiden dat deelnemers de discussie uit het oog verliezen, waardoor het moeilijker wordt om het gesprek op te volgen en eraan bij te dragen. Als gevolg hiervan kan de kwaliteit van communicatie en samenwerking in de vergadering aanzienlijk worden verminderd.
Uit een ander onderzoek, uitgevoerd door de Universiteit van Californië, Irvine, bleek dat het gebruik van telefoons tijdens vergaderingen de focus en aandacht van deelnemers kan verminderen. Deelnemers aan het onderzoek die hun telefoon in een andere kamer hadden achtergelaten, presteerden significant beter op taken met betrekking tot aandacht en geheugen dan degenen die hun telefoon bij zich hadden. De onderzoekers concludeerden dat alleen al de aanwezigheid van een telefoon een afleiding kan zijn, ook als deze niet actief wordt gebruikt. Wanneer een persoon wordt afgeleid, zal hij minder snel bijdragen aan de discussie, wat leidt tot een afname van productiviteit en effectiviteit.
Het gebruik van telefoons tijdens vergaderingen kan ook van invloed zijn op de kwaliteit van de besluitvorming. Uit een studie van de Universiteit van Texas in Austin bleek dat wanneer mensen hun telefoon bij zich hadden tijdens groepsbeslissingen, ze minder geneigd waren om optimale beslissingen te nemen. Deelnemers aan het onderzoek die hun telefoon bij zich hadden, namen eerder overhaaste, impulsieve beslissingen dan dat ze de tijd namen om alle beschikbare informatie te overwegen. De studie concludeerde dat telefoongebruik kan leiden tot een afname van de kwaliteit van de besluitvorming, wat een negatieve invloed kan hebben op de uitkomst van de vergadering.
Naast de negatieve impact op communicatie, focus en besluitvorming, kan het gebruik van telefoons tijdens vergaderingen ook zorgen voor een gebrek aan betrokkenheid en participatie. Uit een onderzoek van de Universiteit van Surrey bleek dat deelnemers die hun telefoon niet gebruikten tijdens een vergadering meer geneigd waren om betrokken te zijn en actief deel te nemen aan de discussie. Omgekeerd waren deelnemers die hun telefoon gebruikten minder geneigd om bij te dragen aan de discussie en waren ze eerder geneigd zich helemaal terug te trekken uit de vergadering. Dit gebrek aan betrokkenheid kan een aanzienlijke impact hebben op de effectiviteit van de vergadering, omdat het de hoeveelheid waardevolle input van deelnemers vermindert.
Concluderend kan het gebruik van telefoons tijdens vergaderingen een nadelig effect hebben op de kwaliteit van communicatie, focus, besluitvorming en betrokkenheid. De afleiding die door telefoons wordt veroorzaakt, kan leiden tot een afname van de productiviteit, en het gebrek aan deelname kan de waarde van de vergadering helemaal verminderen. Om de effectiviteit van vergaderingen te verbeteren, is het cruciaal om een cultuur van telefoonloze vergaderingen tot stand te brengen, waarbij deelnemers worden aangemoedigd om hun telefoons buiten de vergaderruimte te laten of ze tijdens de vergadering op stil te zetten. Hierdoor kunnen deelnemers volledig betrokken en gefocust zijn op de discussie, wat leidt tot productievere en effectievere vergaderingen.
